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  根据市档案局关于开展企业档案规范化建设推进活动的安排部署和要求,章丘市档案局与有关部门密切协作,克服种种困难,对辖区内各类企业进行调查摸底,在此基础上,结合章丘市实际,制定了《章丘市企业档案规范化管理实施方案》,对5年推进计划进行了通盘安排,并以正式文件印发。现将《章丘市企业档案规范化管理实施方案》印发给你们,望你们参照章丘市的做法,加大工作力度,在进一步抓好调查摸底的基础上,结合实际修订完善本县区企业档案规范化建设推进活动实施方案,并切实抓好落实,为推动活动健康开展奠定良好的基础。

  为建立健全企业档案工作,促进企业健康持续发展,根据《中华人民共和国档案法》、《山东省档案条例》、济南市档案局《关于开展企业档案规范化建设推进活动的实施意见》(济档字〔2014〕18号文件)要求,现就我市规模以上企业档案工作规范化管理规划如下:

  坚持以“三个代表”重要思想为指导,全面贯彻落实科学发展观,以人为本,加强档案法律、法规的宣传贯彻,强化企业档案集中统一管理,规范企业各门类档案,提高企业档案管理水平,推进企业档案信息化建设,实现企业档案信息资源利用的最大化,适应我市新时期企业发展的需要。

  根据企业档案的特点和档案工作的基本原则,企业各部门形成的档案遵循集中统一管理的原则,确保档案信息利用的最优化;档案的整理要遵循适用性原则,针对不同类型的企业档案,区分类别,确保整理的规范有序;电子文件要遵循备份制原则,与纸质文件建立相应的有机联系,确保动态数据齐全、准确和安全。

  (一)充分认识企业档案工作规范化管理的重要意义。企业档案是企业在从事生产、销售、经营、管理、科研等活动中直接形成的历史记录,它反映了企业成长与发展的历程,是企业的重要资产和信息资源。建立健全档案工作,开展企业档案工作规范化管理,对企业提升整体管理水平、维护企业和职工合法权益、规避市场风险、提高经济效益、促进企业发展具有重要作用。

  (二)把企业档案工作纳入企业业务工作体系。企业档案管理是企业的一项重要基础性工作,要做到档案工作与业务工作同部署、同实施、同检查,根据《中华人民共和国档案法》、《山东省档案条例》、济南市《关于企业档案规范化建设推进活动的实施意见》的要求,建立综合档案室,实行集中统一管理,保证最大限度地发挥档案信息资源的作用。

  (三)从企业工作实际出发,开展企业档案规范化管理工作。企业档案工作具有面广量大、种类繁多、利用率高和动态性强等特点。在开展企业档案工作时,要突出重点,抓好基建、产品、设备、科研、会计、人事等档案的收集、整理、归档工作。

  (四)加强业务建设,重点加强档案的收集,着力在提高档案管理的规范化上下功夫。要严格按照国家档案局《企业档案管理规定》对企业档案收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁、移交等健全制度,结合企业自身的管理状况,认真遵照执行。要正确界定各类文件材料的归档范围,全面收集企业工作中形成的各种门类和载体的文件材料,确保归档文件材料完整齐全、真实准确、安全耐久。要做好企业档案的规范化整理与编目,使企业档案管理科学,利用便捷。

  (五)积极推进企业档案信息化建设,实现档案信息资源共享。要将档案管理系统纳入企业办公自动化建设的总体规划之中,统筹安排、同步实施;要把电子文件的管理纳入业务档案管理的重要内容,电子文件要实行脱机备份,要与纸质文件建立相应的有机联系,确保电子文件数据的齐全完整和信息安全;同时,加快企业档案数字化和网络化建设,逐步实现企业档案信息资源的科学整合和有效利用。

  (一)规范整理企业档案。文书档案、基建档案、产品档案、设备档案、科研档案、会计档案、照片档案、磁性载体档案、电子档案、人事档案等分别按照各自的规范要求进行分类、整理、归档。

  (二)企业档案整理要求。按照《济南市企业档案工作规范化管理基本标准》(济档字〔2014〕21号)要求进行整理。基建档案按《科学技术档案案卷构成的一般要求》、《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》整理。会计档案、照片档案、磁性载体档案、电子档案分别执行《会计档案管理办法》、《照片档案管理规范》、《磁性载体档案管理与保护规范》、《电子文件归档与管理规范》。

  (三)编制目录和检索工具。按相关规范要求,编制档案案卷目录、卷内文件目录、归档文件目录。

  (四)档案日常管理要求。设置科学、醒目的档案存放示意图,进行库房温湿度测记和定期检查,档案统计帐实相符。

  (五)搞好档案开发利用。有完备的档案借阅利用登记手续,建立分类目录、专题目录等,编写组织沿革、大事记、全宗介绍、科技成果简介、科技手册等,利用多种形式、途径开发档案信息资源。

  (六)档案局按年度计划完成情况,对有关企业适时进行验收,并纳入年终考核。

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